Zur Verstärkung des Sport- und Schulverwaltungsamtes suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Schulsekretär (m/w/d) befristet als Mutterschutz- und evtl. Elternzeitvertretung in Teilzeit (29 Wochenstunden im Schuljahr 2024/2025).
Sie haben Lust das Schulleben durch die Erledigung von Sekretariatsaufgaben zu bereichern, das Anmeldeverfahren der Schüler zu unterstützen und die bestehenden Bedarfe der Ausstattung der Schule zu decken? Dann werden Sie Schulsekretär (m/w/d) in der Kulturstadt Weimar.
Ihre Aufgaben:
Sekretariatsaufgaben (Sicherstellung des allgemeinen Geschäftsablaufes) für die Staatliche Grundschule Lucas Cranach
• Abwicklung des gesamten Postverkehrs, Schriftverkehrs für die Schulleitung, Besucher- und Telefonverkehrs
• Terminplanung, -koordinierung und -überwachung für den Schulleiter
• Vor- und Nachbereitung von Konferenzen
• Führung und Verwaltung der Handbibliothek
• Mitwirkung bei statistischen Meldungen an das Kultusministerium, den Schulträger und die Schulverwaltung
• Erfassung der Krankmeldungen
• Mitwirkung bei der Organisation von schulischen Veranstaltungen
Haushalts -/Kassen- und Rechnungswesen
• Überwachung der Haushaltsmittel der Schule und des Hortes durch Abgleich mit zentralen Haushaltsüberwachungslisten
• Prüfung der Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
Beschaffung von fachspezifischen Lehrmitteln, Hortmitteln, einzelnen Ausstattungsgegenständen/ Inventarisierung
• Abfrage der Bedarfe bei Lehrkräften/ Fach- oder sowie Entgegennahme und Prüfung der Lieferungen, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial (Inventarisierung)
Unterstützung der Durchführung der Anmeldeverfahren
• Allgemeine Auskunfterteilung und Ausgabe/ Versendung von Formularen
• Schreiben der vorläufigen und endgültigen Aufnahmebescheide sowie Ablehnungsbescheide nach Vorgabe
Schülerverwaltung/-angelegenheiten
• Verwaltung/ Führen der Schülerakten, Ausstellung Schülerausweise
• Erstellung und ständige Aktualisierung der Schülerlisten, Klassenlisten und weiteren schüler-/ klassenbezogenen Listen
• Zeugnisse stempeln/ siegeln und kopieren
Ihr Profil:
abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung
- zur/zum Verwaltungsfachangestellten (VFA bzw. FL I) oder
- in einem kaufmännischen Beruf oder im Berufsfeld Wirtschaft/ Verwaltung mit jeweils nachgewiesener einschlägiger Berufserfahrung in den Bereichen Verwaltung, Sekretariat oder Kundenberatung und –betreuung
Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:
- anwendungsbereite PC-Kenntnisse von Standardsoftware,
- gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse,
- Fähigkeit zur selbständigen und gewissenhaften Arbeit und hohes Verantwortungsbewusstsein,
- Zuverlässigkeit, Belastbarkeit sowie freundliches und sicheres Auftreten,
- Fähigkeit zur altersgerechten Kommunikation mit den Schülern,
- Kenntnisse der Ersten Hilfe (Nachweis Erste-Hilfe-Kurs)
Das bieten wir:
- einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
- attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 5 inkl. jährlicher Jahressonderzahlung und regelmäßiger Tariferhöhungen
- betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
- Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
- 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei
- Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
- unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
- Firmenfitness „Hansefit“
- Möglichkeit des Fahrradleasings
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in unserem Online-Bewerbungsportal bis zum 13.10.2024.
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail nicht berücksichtigt werden können.
Bei Fragen steht Ihnen das Personalmanagement, Telefon: 03643/762 427 gern zur Verfügung.
