Zur Verstärkung des Sport- und Schulverwaltungsamtes suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Schulsekretär (m/w/d) befristet als Mutterschutz- und evtl. Elternzeitvertretung in Teilzeit (34 Wochenstunden im Schuljahr 2024/2025).

Sie möchten das Schulleben der Staatlichen Regelschule Parkschule als Schulsekretär (m/w/d) bereichern? Dann bewerben Sie sich bei der Stadt Weimar und helfen Sie mit, den Schulalltag bestmöglich zu meistern, indem Sie alle in der Schule tätigen Mitarbeitenden sowie die Schüler (m/w/d) unterstützen.

Ihre Aufgaben:

Sekretariatsaufgaben (Sicherstellung des allgemeinen Geschäftsablaufes) für die Staatliche Regelschule Parkschule

• Abwicklung des gesamten Postverkehrs, Schriftverkehr für die Schulleitung

• Terminplanung, -koordinierung und -überwachung für den Schulleiter und des Besucher- und Telefonverkehrs

•  Protokollführung für die interne Dienstberatung sowie Vor- und Nachbereitung von Konferenzen

• Führung und Verwaltung der Handbibliothek

 • Schreiben von Zeit- und Übersichtsplänen nach Vorgabe

• Mitwirkung bei statistischen Meldungen an das Kultusministerium, den Schulträger und die Schulverwaltung

• Erfassung der Krankmeldungen

• Mitwirkung bei der Organisation von schulischen Veranstaltungen

Haushalts -/Kassen- und Rechnungswesen

• Überwachung der Haushaltsmittel der Schule und des Hortes

• Prüfung der Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie anschließende Weiterleitung an die entsprechenden Ämter der Stadtverwaltung

Beschaffung von fachspezifischen Lehrmitteln, Hortmittel, einzelnen Ausstattungsgegenständen, Erste -Hilfe -Material und ggf. Pflegeleistungen/-mitteln

• Abfrage der Bedarfe bei Lehrkräften/ Fach- oder Hortkoordinatoren

• Einholung, Prüfung und Dokumentation von Angeboten für u.a. Lehrmittel, Hortmittel und einzelnen Ausstattungsgegenständen

• Entgegennahme und Prüfung der Lieferungen

Inventarisierung

• unterjährige Inventarisierung des beweglichen Vermögens und Durchführung der jährlichen Inventur nach Vorgaben der Schulverwaltung

Unterstützung der Durchführung der Anmeldeverfahren

• Allgemeine Auskunftserteilung und Ausgabe/ Versendung von Formularen

• Prüfen der Anmeldeunterlagen auf Vollständigkeit und ggf. Unterlagen nachfordern und Schreiben der vorläufigen und endgültigen Aufnahmebescheide sowie Ablehnungsbescheide nach Vorgabe

Schülerverwaltung/-angelegenheiten

• Verwaltung/ Führen der Schülerakten, Ausstellung Schülerausweise

• Erstellung und ständige Aktualisierung der Schülerlisten, Klassenlisten u.a.

• Mitwirken beim Schreiben der Halbjahres- du Abschlusszeugnisse nach Zensurlisten, Anfertigung beglaubigter Kopien, Vorbereitung Zeugnisübergabe

• Zeugnisse stempeln / siegeln und kopieren

• Bearbeitung von Beendigungen von Schulverhältnissen

• Entgegennahme von Krankmeldungen von Schülern und Weiterleitung

• Ausstellen und Verlängern von Schülerausweisen

• Mitwirkung bei der Organisation der Beförderung bei Exkursionen, Klassenfahrten und Schwimmunterricht

Ihr Profil:

abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung

• zur/zum Verwaltungsfachangestellten (VFA bzw. FL I) oder
• in einem kaufmännischen Beruf oder im Berufsfeld Wirtschaft/ Verwaltung mit jeweils nachgewiesener einschlägiger Berufserfahrung in den Bereichen Verwaltung, Sekretariat oder Kundenberatung und –betreuung

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

• anwendungsbereite PC-Kenntnisse von Standardsoftware,
• gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse,
• Fähigkeit zur selbständigen und gewissenhaften Arbeit und hohes Verantwortungsbewusstsein,
• Zuverlässigkeit, Belastbarkeit sowie freundliches und sicheres Auftreten,
• Fähigkeit zur altersgerechten Kommunikation mit den Schülern,
• Kenntnisse der Ersten Hilfe (Nachweis Erste-Hilfe-Kurs)

Das bieten wir:

• einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 5 inkl. jährlicher Jahressonderzahlung und regelmäßiger Tariferhöhungen
• betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
• Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
• 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei
• Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
• unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
• Firmenfitness „Hansefit“
• Möglichkeit des Fahrradleasings

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in unserem Online-Bewerbungsportal bis zum 13.10.2024.

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail nicht berücksichtigt werden können.

Bei Fragen steht Ihnen das Personalmanagement, Telefon: 03643/762 427 gern zur Verfügung.