Die Stadtverwaltung Aalen bietet als moderner Dienstleister umfassenden Service für die Bürgerinnen und Bürger. Hohe Servicequalität, Effektivität und Wirtschaftlichkeit stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Diese Aufgabenstellung meistern wir mit unseren engagierten und fachlich gut ausgebildeten rund 1.400 Mitarbeitenden.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Teamassistenz (m/w/d) im Bereich

Wirtschaftsförderung, Klima und Smart City in Vollzeit

 (0225/1)

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle. Die Eingruppierung erfolgt bis Entgeltgruppe 6 TVöD.

Im gemeinsamen und neu strukturierten Organisations- und Projektteam des Amtes für Wirtschaftsförderung, Klima und Smart City suchen wir Sie für folgende Aufgaben:

Sie haben die Verantwortung für:

• Verwaltung der Personalübersicht und Information, Überwachung der Zeiterfassung sowie Pflege unplanmäßiger Abwesenheiten (täglich, auch für Notfallmanagement),
• Überwachung der zentralen Posteingänge (Brief und digital) – Formulieren der Rückantworten in Absprache mit Sachmitarbeitenden und/oder sachgerechte Verteilung,
• Aufbereitung und ggf. Zusammenfassung von Inhalten/Vorgängen vor Weiterleitung von neuen Informationen oder zur Vorbereitung von Besprechungen; Protokollierungen von Besprechungen,
• Aktenführung und Sicherstellen der richtigen Ablage und Verwendung der Vorgänge/Inhalte; inklusive der Ablagen in enaio,
• Terminkoordinierung, Teilnehmermanagement und Raumbuchungen,
• zentrale Ansprechstelle für das gesamte Amt; themengesteuerte Weitervermittlung von Anfragen an die geeigneten Stellen,
• Beschaffung von Material und externer Dienstleistungen,
• Dienstreisemanagement: Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Planung von Reisen, sowie Buchung geeigneter Reisemittel und Unterkünfte,
• Bearbeitung/Kontierung der eingehenden Rechnungen,
• Inventar überprüfen.

Des Weiteren unterstützen Sie in:

• Analyse und Auswertung der Arbeitsmarktkennzahlen am Wirtschaftsstandort und im Vergleich mit anderen Städten, Land, Bund, Sektor EU/RoW,
• Analyse und Auswertung der Kaufkraftkennzahlen am Standort und im Vergleich mit anderen Städten, segmentiert Innenstadt & Fläche
• Auswertung der Presse, Wirtschafts-/ Nachhaltigkeitsberichte von Kernunternehmen/-betrieben, deren Einfluss wichtig für den Standort ist,
• Unterstützung bei der Suche nach geeigneten Flächen für Neu-/Umsiedlungen und Erweiterungen; Vermittlung eigener Flächen,
• aktive Unterstützung bei der Suche einer Nachnutzung und Besetzung von städtischen Leerständen sowie Unterstützung bei privat-gewerblichen An-/Umsiedelungen,
• Pflege einer Flächenübersicht (bekannter privater und städtischer Flächen) mit Ansprechpartnern für den gewerblichen Bereich als Hilfsmittel für das Leerstandsmanagement,
• buchhalterische Vorbereitung und Abruf der Mittel beim Fördermittelgeber (inkl. MPSC),
• Recherche, Vorbereitung von Sitzungsvorlagen,
• Pflege der CRM-Datenbank; inkl. Vorbereitung der Verteilerlisten, Dokumentation und Nachbereitung von Besuchen/Gesprächen
• Erstellung von eigenen Rechnungen und Überprüfen der Zahlungseingänge,
• Koordination und Durchführung von allgemeinen Veranstaltungen, einschließlich Stakeholdermanagement und der Funktion als erste Ansprechperson,
• Nacharbeit & Auswertung: Abrechnung, Finanzcontrolling, Umfragen unter Betrieben/Ausstellern/Beteiligten, Auswertungen,
• Erstellung von Marketingmaterial zum Ansiedelungsmanagement
• (Unterstützung bei und eigenständige) Organisation von Veranstaltungen zum Wissenstransfer (Workshops, Seminare, Best Practise) insb. in relevanten Bereichen (u.a. Transformation, Optoelektronik/Photonics),
• Organisation von Infoveranstaltungen zu aktuellen Fördermöglichkeiten.

Daher bringen Sie folgendes mit:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im öffentlichen Dienst,
• eine ausgeprägt strukturierte und organisierte Arbeitsweise,
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist,
• sehr gute Anwenderkenntnisse des MS Office-Pakets,
• ein Interesse und Verständnis an und von aktuellen digitalen Trends und Technologien.

So arbeiten wir:

• hybrid, vorwiegend in unseren Büros im Rathaus Aalen, aber auch dort, wo wir unsere Projektpartner treffen,
• wir wollen wirksamere Ergebnisse erzielen und schaffen dafür gerade die richtigen Rahmenbedingungen,
• es ist uns deshalb wichtig, jemanden ins Team zu integrieren und voneinander zu lernen, anstatt eine Mitarbeiterin (m/w/d) zu suchen, die nur ihre Aufgaben abarbeitet,
• bei uns heißt Mitarbeit auch Verantwortung und Mitgestaltung,
• wir kommunizieren offen und direkt, damit wir uns und unsere Projekte gemeinsam entwickeln können.

Ihre Benefits:

• flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und Kinderbetreuungsmöglichkeiten,
• internes und externes Fortbildungsprogramm zur persönlichen Weiterentwicklung sowie betriebliche Gesundheitsförderung,
• Zuschuss für das Deutschlandticket, Zuschuss zum Fahrrad und betriebliche Altersvorsorge,
• sinnhafte Aufgaben, einen modernen Arbeitsplatz sowie gelebte Teamarbeit,
• bereichsübergreifende Angebote wie z.B. Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Betriebssportgruppe und eine finanzielle Unterstützung für gemeinsame Teamaktivitäten.

Die Eingruppierung erfolgt bei entsprechender beruflicher Qualifikation bis Entgeltgruppe 6 TVöD. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und bei gleicher Eignung werden Schwerbehinderte bei der Auswahl bevorzugt berücksichtigt.

Interesse? Dann nutzen Sie bitte bis zum 13.04.2025 die Möglichkeit, über das Bewerberportal auf www.aalen.de uns Ihre aussagekräftige Bewerbung zukommen zu lassen.

Für Fragen und Auskünfte steht Ihnen Frau Pointke unter der Tel. 07361/52-1180 gerne zur Verfügung.

www.aalen.de