Der Odenwaldkreis, mit ca. 95.000 Einwohnerinnen und Einwohnern inmitten der beiden Metropolregionen Rhein-Main und Rhein-Neckar im südlichen Hessen gelegen, hat eine ausgesprochen hohe Lebensqualität. Die reizvolle Mittelgebirgsregion mit ihren zwölf Städten und Gemeinden bietet sowohl ein attraktives Wohnumfeld als auch viel Raum für verschiedenste naturnahe Aktivitäten.
Das Landratsamt des Odenwaldkreises versteht sich als moderner Dienstleister für Bürgerinnen und Bürger jeden Alters, deren Anliegen von einem qualifizierten Personal freundlich und kompetent bearbeitet werden.
Sie behalten stets den Überblick, sind ein Organisations- und Kommunikationstalent und haben Freude am Umgang mit Menschen?
Dann freuen wir uns Sie als
Vorzimmerkraft der Hauptabteilungsleitung (m/w/d)
(EG 7 TVöD)
für die Hauptabteilung II – Arbeit und Soziale Sicherung als Vollzeitkraft zum nächstmöglichen Zeitpunkt begrüßen zu dürfen.
Die Assistenzkraft ist als Stabstelle der Hauptabteilungsleiterin zugeordnet. Sie unterstützt die Hauptabteilungsleiterin in allen Belangen der Terminkoordination, des Besprechungsmanagements mit internen und externen Akteuren sowie in administrativen Belangen. Sie ist mitverantwortlich für die Überwachung digitaler und physischer Posteingänge, stimmt deren weitere Bearbeitung mit der Hauptabteilungsleitung ab und überwacht die sich daraus ergebenden Fristen und Termine.
Mit Ihrer Tätigkeit als Vorzimmerkraft leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf der Hauptabteilung II – Arbeit und Soziale Sicherung.
Was wir Ihnen bieten:
- Sicherheit und Planbarkeit durch einen tarifvertraglich geregelten und unbefristeten Arbeitsplatz
- Eine transparente Vergütung – nach Entgeltgruppe EG 7 TVöD -(Jahresbruttoeinkommen bis ca. 48.000 €)
- Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Zeit zur Erholung mit einem Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Jahr
- Nachhaltige und alternative Lösungen mit einem kostengünstigen Deutschlandticket als Job-Ticket und der Möglichkeit eines Dienstrad-Leasings
- Viele Entwicklungsmöglichkeiten: Nutzen Sie unsere vielfältigen Weiterbildungsangebote und persönlichen Entwicklungschancen
- Einen wichtigen Baustein für Ihre Versorgung im Alter mit einer attraktiven -überwiegend arbeitgeberfinanzierten, betrieblichen Altersvorsorge („Betriebsrente“) bei der Zusatzversorgungskasse in Darmstadt – ZVK
- Ein breites Angebot gesundheitsfördernder Möglichkeiten (u.a. Betriebssportgemeinschaft, vergünstigte Angebote in der Region, etc.) ein breites Angebot gesundheitsfördernder Möglichkeiten (u.a. Betriebssportgemeinschaft, vergünstigte Angebote in der Region, etc.)
- Arbeiten im Homeoffice unter Berücksichtigung der dienstlichen Erfordernisse
Aufgabenschwerpunkte:
- Sie unterstützen die Hauptabteilungsleitung II – Arbeit – und Soziale Sicherung bei der Terminkoordination und dem Besprechungsmanagement (Anlage von Themenspeichern im Dokumentenmanagementsystem, digitale Protokollführung, Ablage und Pflege Dokumentenmanagementsystem Dokuneo, etc.)
- Posteingänge und Terminanfragen im Zuständigkeitsbereich Hauptabteilungsleitung II (digital und Papier) eigenständig sichten und priorisieren; eigenständige Bearbeitung einfacher Anliegen, enge Abstimmung mit der HAL II zu weiterem Vorgehen
- Besucherlenkung für den Zuständigkeitsbereich der HAL II und zugeordneter Stabsstellen während den Öffnungszeiten
- Übergeordnetes Beschwerdemanagement für die HA II koordinieren, Statistiken, Jahresberichte und Gremienvorlagen erstellen
- Sie sind zuständig für die digitale Berichterstattung für die Kommunalisierung der sozialen Hilfen in Hessen (Sozialmonitor Hessen)
- Sie gewährleisten die gegenseitige Vertretung mit dem Vorzimmer der Abteilungsleitung des kommunalen Job-Centers/Eingliederungsbereich
- Weitere Aufgaben erhalten Sie durch direkte Zuteilung der Hauptabteilungsleiterin
Ihr Profil ist:
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung,
- oder einen Abschluss als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter
Ferner können Sie uns überzeugen mit:
- Sie haben vorzugsweise mehrjährige Berufserfahrung im Vorzimmer einer Verwaltungsorganisation
- Sie arbeiten sorgfältig, gewissenhaft und besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsbereitschaft
- Sie besitzen Managementfähigkeiten und Organisationsgeschick, um für einen reibungslosen Ablauf sorgen zu können
Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle, die unter Berücksichtigung der dienstlichen Erfordernisse im Rahmen eines Jobsharings auch mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden kann, sofern die ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gewährleistet ist.
Der Odenwaldkreis steht für Vielfalt und Chancengleichheit und freut sich über Bewerbungen von allen Interessierten. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Bewerbungen mit Lebenslauf, Arbeits- und Ausbildungszeugnissen können bis zum 11.05.2025 über den Button "jetzt hier bewerben" eingereicht werden.
Für weitere Informationen stehen Frau Schnellbacher, Hauptabteilungsleiterin (Tel.: 06062 70-1550) oder Frau Stephan, Personalamtsleiterin (Tel.: 06062 70-216) zur Verfügung.
