Das Landratsamt Weimarer Land beabsichtigt zum nächstmöglichen Termin die Besetzung einer Stelle als "Sekretär (m/w/d) im Vorzimmer der Beigeordneten / Amtsleitung des Schulverwaltungsamtes".
Als Sekretär (m/w/d) der Beigeordneten / Amtsleitung sind Sie der vertrauensvolle Ansprechpartner für diese und dienen gleichzeitig als Bindeglied zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitern im Amt. Der Sekretär (m/w/d) spielt eine Schlüsselrolle in der Sicherstellung der Effizienz und Produktivität des Amtes und prägt dabei wesentlich die Atmosphäre und die Kultur im Amt.
Der Aufgabenbereich umfasst im Wesentlichen:
- Büromanagement (Post- und E-Mail-Bearbeitung, Ablage und Aktenführung),
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, insbesondere das Schreiben von Ausschussprotokollen,
- Bewirtung und Betreuung von Gästen, vereinzelt auch außerhalb der üblichen Dienstzeit,
- Telefon- und Besuchermanagement mit Gesprächs- und Geschäftspartnern,
- professionelle Organisation des Tagesablaufs, Terminplanung und -verwaltung,
- Verwaltung vertraulicher Informationen und Kommunikation mit höchster Diskretion,
- administrative Aufgaben für die Beigeordnete / Amtsleitung (z. B. Verwaltung interner Datenbanken),
- Aufgaben nach Weisung der Beigeordneten / Amtsleitung,
- Haushaltsbearbeitung / -planung für den Bereich der Beigeordneten.
Unsere Anforderungen an Ihre Bewerbung:
- mit sehr gutem Ergebnis abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation,
- nachweisbare Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
Wir erwarten von Ihrer Person:
- uneingeschränkte Loyalität, Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit gegenüber der Beigeordneten / Amtsleitung,
- souveränes, offenes und sicheres Auftreten,
- ausgezeichnete Umgangsformen, gepflegtes Erscheinungsbild gepaart mit Kommunikationsstärke und ausgeprägter Serviceorientierung gegenüber sämtlichen Ebenen,
- hohes Engagement und Eigeninitiative im Einklang mit einer selbstständigen und eigenverantwortlichen
Arbeitsweise,
- sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen mit entsprechenden Kommunikationsfähigkeiten,
- Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen,
- ein Talent zum Umgang mit komplexen Interessenlagen,
- eine strukturierte, zuverlässige und wirtschaftliche Arbeitsweise,
- sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen (Word, Excel und Outlook).
Sie finden bei uns:
- eine unbefristete Anstellung mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 38 Stunden,
- eine Vergütung nach Entgeltgruppe 5 TVöD,
- ein spannendes und forderndes Aufgabenfeld,
- 30 Tage Jahresurlaub,
- die Teilnahme an der betrieblichen Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes,
- verschiedene Jahressonderzahlungen („Weihnachtsgeld“ und Leistungsprämie),
- flexible Arbeitszeiten, die es erlauben, Privatleben und Beruf zu vereinbaren.
Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung und Befähigung besonders berücksichtigt. Ein Nachweis über die bestehende Schwerbehinderung ist der Bewerbung beizufügen.
Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass die Kreisverwaltung Weimarer Land die von Ihnen an uns übermittelten Daten zum Zwecke der Bewerbungsabwicklung gemäß DS-GVO erheben, verarbeiten und nutzen darf. Dementsprechend verweisen wir auf die Informationen zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) im Bewerbungsverfahren. Das Merkblatt finden Sie auf unserer Homepage unter https://weimarerland.de/de/datenschutzinformationen.html unter der Rubrik Haupt- und Personalamt / Personalamt / Merkblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!
Bewerben Sie sich bitte ausschließlich über unser Karriereportal.
Die Ausschreibungsfrist für diese Stellenausschreibung endet am 6. November 2024.
