Wir von der Stadtverwaltung Große Kreisstadt Vaihingen an der Enz (ca. 30.000 Einwohner) befinden uns inmitten eines kulturellen und digitalen Umbruchs. Unsere Vision liegt darin, eine digitale Verwaltung aufzubauen und dabei Wege zu gehen, die etwas untypisch für eine öffentliche Verwaltung sind. Unser Ziel ist es hierbei, moderne Technologien anzuwenden, Verwaltungsprozesse zu optimieren, Bürokratie abzubauen und dadurch die Dienstleistung für unsere Bürgerinnen und Bürger sowie Mitarbeitenden zu verbessern. Durch den fortschreitenden demographischen Wandel und vorherrschenden Fachkräftemangel wird es uns nicht gelingen, jede Stelle adäquat eins zu eins zu besetzen. Daher wollen wir vor allem über Digitalisierungsmaßnahmen ein effizienteres Verwaltungshandeln sicherstellen.
Momentan sind wir dabei, Enaio von Optimal Systems als neues Dokumentenmanagementsystem sowie MS-Teams als Kollaborationstool einzuführen. Weiterhin weiten wir flächendeckend den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur aus.
Als Hauptamt übernehmen wir hierfür die federführende Steuerung.
Für unser Hauptamt suchen wir eine
Assistenz (m/w/d) für den Hauptamtsleiter
die mutig, motiviert und innovativ genug ist, diesen Weg miteinzuschlagen.
WIR bieten IHNEN:
- Eine unbefristete Beschäftigung mit leistungsgerechter Vergütung nach EG 7 TVöD und einem Beschäftigungsumfang von 50-100 %
- Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Abwechslungsreiche Arbeit in einem motivierten Team
- Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungsprozesse
- Einen Fahrtkostenzuschuss zum Deutschlandticket in Höhe von 40 € oder einen Zuschuss für die Fahrt mit dem Fahrrad zur Arbeit
Es erwarten SIE insbesondere folgende Aufgabengebiete:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (u.a. Organisation und Korrespondenz von Postverkehr, Rechnungsbearbeitung, Telefondienst, Terminorganisation, Durchführung von Buchungen, Reservierungen, Aktenverwaltung, Datenbankpflege, Protokollführung von Meetings, Überwachung des Haushaltsplans des Hauptamts)
- Mitwirkung in Digitalisierungsprojekten und Netzwerken
- Zuarbeit in den vier Abteilungen des Hauptamts (Geschäftsstelle Gemeinderat, Personal, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Organisationsentwicklung
Eine Änderung des Aufgabenbereiches behalten wir uns vor.
SIE bieten uns:
- Eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Schulabschluss sind von Vorteil
- Affinität zu Digitalisierungsmaßnahmen, Projekt- und Prozessmanagement
- Gute MS-Office-Kenntnisse
- Ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit, Lösungsorientierung, Flexibilität, Teamfähigkeit sowie Kommunikationsfähigkeit setzen wir voraus.
Werden SIE Teil unseres Teams und bewerben sich unsere Homepage www.vaihingen.de.
Für allgemeine und inhaltliche Fragen steht IHNEN Herr Nisanth Annalingam, Leiter des Hauptamts, Tel.: 07042/18-216, gerne zur Verfügung.
