Zur Verstärkung im Büro des Oberbürgermeisters suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Sekretär (m/w/d) in Vollzeit (39 Wochenstunden, Teilzeit möglich). Die Stelle ist für die Dauer der Amtszeit des Oberbürgermeisters, Herrn Kleine zunächst befristet bis zum 30.06.2030 zu besetzen.
Ihre Aufgaben:
1. Sekretariatsaufgaben
• Bearbeitung des Postein- und -ausganges
• Mitabwicklung des gesamten Postverkehrs inkl. der elektronischen Post
• Prüfung und Weiterleitung eingehender Vorgänge an die Fachbereiche mit Vermerken bzw.
Bearbeitungshinweisen
• Terminplanung, -koordinierung und -überwachung (inkl. Führen der Wiedervorlage)
• Abwicklung des Besucher- und Telefonverkehrs (umfasst Auskunftserteilung und sachgerechte
Weiterleitung)
• Bestellung und Verwaltung des Büro- und Verbrauchmaterials
• Organisation und Vorbereitung von Schreiben anlässlich Bürger -Jubiläen, Bürger- Geburtstagen
(z.B. Alters- und Ehejubilare) und Gratulationen
2. Unterstützung bei Themen- und Terminvorbereitungen und dem Einholen von Arbeitsständen
• Einholung von Umsetzungs- und Arbeitsständen zu städtischen Vorhaben
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Zwischenständen Zusammentragen von Informationen
zur Vorlage OB für den Oberbürgermeister und den Referenten des OB
• Unterstützung bei Dokumentenverwaltung, Protokollen Zusammenhang mit aktuellen
Vorhaben/Themen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungsterminen Oberbürgermeisters und
des Referenten des OB
Ihr Profil:
Mindestens 3 -jährige Berufsausbildung im Bereich Wirtschaft oder Verwaltung
Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:
- Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
- guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung
- sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware
- engagierte, selbständige und zielorientierte Arbeitsweise
- Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
- Teamfähigkeit
Das bieten wir:
- einen sicheren und wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
- attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der
Entgeltgruppe E 6 inkl. jährlicher Jahressonderzahlung und regelmäßiger Tariferhöhungen
- betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
- Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
- 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei
- Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und
individuelle Personalentwicklung
- unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport-
und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
- Firmenfitness „Hansefit“
- Möglichkeit des Fahrradleasings
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in unserem Online-Bewerbungsportal bis zum 04.08.2024.
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail nicht berücksichtigt werden können.
Bei Fragen steht Ihnen das Personalmanagement, Telefon: 03643/ 762 427 gern zur Verfügung.
